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我同日本团队的项目经历--1006期北京班李铭

1006北京班李铭,PMP

    2011年3月11日。9.0级地震袭击了日本东北部。消息传来,震惊之余,勾起了我许多关于日本的回忆。
    2009年初,我受公司派遣,带领一个10个人的团队,同我们日本总公司的团队共同开发一款新产品的固件。该产品共分为一个基础版本和5个东亚语言版本。基础版本有我们和日本的团队共同完成,开发周期为10个月,而5个亚洲语言版本,将由我们公司独立完成,总公司进行验收测试。
   
    这样一个中日共同完成的项目,有很多故事,值得我们借鉴与思考
   
    日本人的很强调计划,在计划制定方面我收获了很多,下面制定计划方面的经验同大家进行分享。
   
    范围管理

   日本人的严谨是举世闻名的,这一点在项目的各个知识领域都有很好的体现。在制定项目的范围时,我们不仅参考了市场上各个竞品机型的特点,识别出我们需要新增的功能;而且把自己产品的不同型号的功能进行了汇总,列出一张大表,识别出需要在新产品中改进的功能。需求分析的过程也是很仔细,经过了反复的论证,在无数次的头脑风暴会议后,终于将需求分析清楚。
  
   仅仅有产品方面的需求是不够的,项目管理方面的需求我们也进行了很好的分析。从文档的命名规范、编码的规约到配置管理的需求,甚至连文档中,修订所使用的字体颜色都进行了规范。

图一,范围管理部分截图

    在良好的需求分析后,WBS就轻松了许多。团队生成了WBS词典。
   
     当然,项目范围也不是一下就制定好的,也是遵循了渐进明晰的原则。首先制定了基础版的范围,随着项目的推进,其他各个语言办的范围逐渐的进行明确。
这样做的优点,在项目结束时有了很好的体现。首先没有出现由于需求不明确,而产生的Bug,其次,范围的变更次数也很少,保证了项目能够按照进度进行推进。

    时间管理
   
     日本人对于时间的管理十分苛刻。这点从日本的电车运行就可以看出来。日本的电车无论行驶距离的远近,都能够精确的按照预定时间到达车站。有一次,列车员进行了道歉,原来,在4个小时的旅行上,列车仅仅比预定晚了5分钟。由此可见日本人对时间管理的精准。
    
   在这个项目中,由于创建了很好的工作分解结构,活动定义、排列活动顺序都是很轻松的进行。估算活动资源和估算活动时间,团队主要采用标杆法。用其他类似的产品的开发项目作为标杆,根据我们的活动进行了调整,构成了进度基准。
  
    在项目大部分时间内,都能够按照项目基准实施。只有两个工作包进行了赶工。主要的原因是有两个被识别的风险发生了。根据风险管理计划,我们进行了赶工。在下面会有所介绍。

近前关系图

    成本管理
   
    由于范围基准和进度基准都非常好的制定。成本估算能够做得比较准确。作为软件企业,人力成本在总成本中占据了很大比重。在算出了各个活动所需的资源,以及将采购等成本进行了叠加,一条漂亮的成本基线跃然纸上。

    风险管理
    日本是一个多灾的国家,风险意识牢牢地在日本人心中扎根。对于这个项目,我们主要从三个方面进行了风险识别。
    一个是器材的风险:主要考虑了新设计的器件出现问题,开发工具采购以及器材运输等因素,同时根据以往的项目经验,器材在海关通关时的风险也进行了识别。
    二是人员方面的风险:主要考虑人员生病、意外以及离职等因素对项目进度的影响,特别我们识别出语言交流方面的风险。
    三是开发方面的风险:主要考虑在开发过程中,由于技术难题产生的风险。
    根据以上识别出的风险,我们进行了风险的定性定量分析,对风险的级别进行了规定。比如,我们将新设计器件故障设为了最高级别的风险,主要认为发生概率较高、影响巨大。很不幸的是,这个最高级别的风险真的发生了。但是我们有良好的风险应对方法,对项目没有造成严重的影响。
而我们将语言交流作为风险,也是由于人员构成的特征造成的。我在沟通管理中进行了更详细的分享。

    沟通管理
   
    在我们的项目团队中,80%的人员不会日语;而英语——这一国际通用语言,由于中日双方的教育背景的差异,语义的理解上也存在差别。因此在项目刚开始时,日方提供的文档无法读懂,两个团队之间的技术交流产生很大的困难。为了能更好的沟通,日方调整了人员,增加了一个中国雇员,专门进行文档翻译以及交流沟通。同时,中方团队内部也在强化日语的学习,到项目中期,交流已经不存在问题。
   
    日方出于安全方面的考虑,中方团队没有日方服务器的访问权限,无法进行文档的交换。因此我们专门准备了一个文件交换服务器用于较大尺寸的文件的交换。这样做的好处是既可以减少邮件服务器的压力,又可以确保文件传输的正确性

    质量管理

    日本的质量管理是举世闻名的,涌现了一大批质量学家。各公司都有自己的质量管理手册。对于每个项目来说只要遵照执行就可以了。在这里就不进行过多的阐述了。
采购管理

    规划采购是整个项目计划中有瑕疵的地方。由于没有很好的规划,导致器材晚到了两个多月,对项目的进度产生了影响。
以上就是我和日方团队合作时,关于项目计划制定的一些体会。经过这个项目我体会到项目是计划出来的,良好的计划能够产生事半功倍的效果。在制定计划时要考虑的项目的方方面面,各种细节都要在计划中有所体现。在项目执行过程中,才能够保证项目的质量。

    最后,大家一定想问,项目的执行情况怎么样?用我团队成员的话来回答你

    开发人员:“这是我最轻松的一个项目”

    测试人员:“我第一次在项目结束前没有加班”

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